12. Klarspråk

Vad vill du berätta?

Tänk noga igenom innan vad det är du vill förmedla.

För vem vill du berätta?

Riktar sig texten till kommunmedborgaren, medarbetare inom kommunen, politiker eller både politiker och kommunmedborgare? När du gjort klart för dig vilken/ vilka målgrupper du skriver för blir det lättare att skriva om du tänker på någon du känner som tillhör målgruppen.

Pang på rödbetan!

Läsaren ska få den viktigaste informationen först. Inga långa tröttande inledningar.

Stryk sådant som inte behövs

En kortare text får fler läsare. Stryk detaljer som inte berör läsaren. Däremot ska du inte ta bort information som läsaren behöver för att förstå sammanhanget. Det kan vara information som är självklar för dig men inte för läsaren.

Använd begripliga ord

Om facktermer och juridiska termer måste vara med ska de förklaras.

Skriv korta meningar

En lång mening med flera bisatser blir betydligt enklare att läsa om den görs om till flera kortare meningar.

Det finns inga absoluta gränser men efter cirka 20 ord börjar en mening räknas som svårläst.

Var konkret

Parkera bilen på parkeringsplatsen är tydligare än ”Fordon ställes på därför avsedd plats”.

Undvik passiva satser

Exempel: Besparingar genomförs. Fordonet framförs. Informationen vidarebefordras. Passiva satser gör texten opersonlig och diffus. Vem genomför besparingarna? Vem kör bilen? Vem för informationen vidare?

Undvik förkortningar

Förkortningar underlättar bara för skribenten, inte för läsaren. Om du vill använda en förkortning – skriv ut vad förkortningen står för första gången du skriver den – förslagsvis inom parentes.

Undvik stora textmassor

Det gör du genom att använda mellanrubriker och korta stycken och rader. En rad bör vara max 65 tecken, blanksteg inräknade.

Skriv informativa rubriker

Bra rubrik och mellanrubriker ger viktigt stöd för läsaren. Rubriken ska tala om lyfta det viktigaste i texten som följer.

Sammanfatta det viktigaste

En längre text bör alltid innehålla en sammanfattning, som ska ligga först. Mycket korta sammanfattningar som ligger ovanför en text och markeras med större teckenstorlek kallas för ingress. Exempelvis innehåller mallarna för våra webbsidor alltid en ingress, de fungerar som en kort sammanfattning eller beskrivning av sidans innehåll.

Språkrådet ansvarar för språkvården i Sverige

På Språkrådets webbplats hittar du mer information om klarspråk. Där hittar du också Svarta listan, en förteckning över ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk. I Klarspråkstestet kan du själv testa dina texter.

Språkrådets webbplats »

De regler som gäller för klarspråk gäller självklart också när du skriver för webben.

Bra att tänka på när du jobbar med webben

• Skriv tydliga och beskrivande rubriker.
• Skriv alltid ingresser som hjälper besökaren att förstå vad de kan förvänta sig att få veta på sidan.
• Skriv alltid med avsikt att besvara besökarens frågor. Var konkret.
• Använd ett aktivt språk. Tilltala läsaren direkt genom att skriva ”du”
• Skriv det viktigaste först.
• Korta ner, korta ner, korta ner – bespara besökaren irrelevant information eller information som de sällan behöver.
• Skapa struktur som ger tydlig överblick. Med mellanrubriker delar du upp texten i tydliga avsnitt.
• Lätta upp och förtydliga texten. Med korta stycken, bilder, punktlistor, figurer och diagram.
• Var konsekvent med termer och begrepp.
• Undvik förkortningar.
• Skriv länktexter som är begripliga även om de skulle lyftas ur sitt sammanhang. Skriv exempelvis ”Läs mer om kommunens servicetjänster”, ”Kontakta Näringslivskontoret”. Skriv aldrig enbart: ”Läs mer” eller ”Kontakta oss”.
  

Område kommunikation har tagit fram några viktiga skrivregler för Östersunds kommun. Reglerna ska bidra till att vi använder språket konsekvent när vi skriver i vårt arbete. Skrivreglerna är formulerade med stöd av ”Myndigheternas skrivregler”.

Stor eller liten bokstav

Genom att använda stor bokstav för enheter, områden, sektorer, förvaltningar, nämnder och andra verksamheter inom kommunen, underlättar vi för mottagaren att förstå vad vi menar när de läser en text från kommunen.

Stor bokstav på första ordet

Huvudregeln är att namnet ska ha stor begynnelsebokstav, men bara i första ordet i flerordiga namn.

Exempel:

• Välkommen till Enheten för barn och familj.
• Vi på Enheten för stöd och service hjälper dig.
• Vänd dig till Område juridik och säkerhet för mer information.
• Det ansvarar Område strategi och styrning för.
• Inom Sektor avfall VA jobbar man med återvinning och vatten.
• Ansvaret för utredningar och insatser efter anmälningar och ansökningar ligger inom Sektor barn och vuxna.

Stor bokstav på kommunala byggnader

Kommunala byggnader som Rådhuset ska alltid stavas med stor bokstav när vi syftar på vårt eget Rådhus, likaså Östersunds bibliotek.

Nationella skrivregler lämnar öppet för tolkning

Enligt de nationella riktlinjerna (Myndigheternas skrivregler) ska avdelningar och enheter inom myndigheter och andra offentliga organ skrivas med liten bokstav när det är avdelningstypen som avses. Men enligt samma skrivregler kan sådana benämningar ibland ha mer namnkaraktär beroende på perspektiv och sammanhang. Då ska de skrivas med stor bokstav.

Myndigheternas skrivregler om stor eller liten bokstav »

I Svenska skrivregler (2017) kan man läsa följande kring stor eller liten bokstav:

"Ofta handlar valet mellan stor och liten bokstav om vilket perspektiv man antar. När en enhet utgör en självständig del i en organisation och benämningen ges en tydligare och mer unik namnkaraktär, är det ofta naturligt att se enhetens benämning just som ett namn. Det kan som tydligast gälla vid marknadsföring, adressering, etcetera. Tvekar man i valet mellan stor och liten bokstav, är det enklast att skriva underavdelningen med stor bokstav."

Det finns därmed inget absolut rätt eller fel när det gäller användning av stor eller liten bokstav i de här fallen. Vår rekommendation är dock att du så långt som möjligt betraktar namn på enheter, områden, sektorer, förvaltningar, nämnder och andra verksamheter inom kommunen som egennamn. I vår rekommendation lutar vi oss mot språklagen. Det handlar om tydlighet samt omsorg och respekt för läsaren. Vi bör alltid sträva efter att vara så tydliga vi kan.

Så skriver vi förkortningar

Interna förkortningar ska anges med stora bokstäver. Till exempel KLG, FL och SÄBO. Följande förkortningar gäller för kommunens förvaltningar:

• BOUF
• KFF
• KLF
• SB
• SAF
• TF
• VOF

När vi vänder oss till en extern målgrupp som inte jobbar inom kommunen måste förkortningarna skrivas ut första gången de nämns. Förkortningen sätts då inom parentes och därefter för sig självt.

Exempel: Barn- och utbildningsförvaltningen (BOUF) arbetar på uppdrag av Barn- och utbildningsnämnden. BOUF ansvarar för skola, förskola, fritidshem, modersmål, elevhälsa och öppen fritidsverksamhet.

Det är endast vid förkortningar som man använder stor bokstav rakt igenom. Eller vid förtydliganden som OBS, VARNING, FARA.

Datum

Datum skrivs ut med bokstäver. Vi skriver alltså ”den 27 augusti 2020”. Det underlättar för läsaren och minskar risken att läsa fel, det vill säga blanda ihop datum och månad.

Högst upp i brevhuvuden och protokoll kan datum skrivas med siffror, alltså ” 2020-08-27”. Tänk på att andra länder kan använda annan följd än år-månad-dag.

Telefonnummer

Telefonnummer behöver endast skrivas med siffror alltså 063-14 35 59. Förkortningarna tfn, tf eller tele försvårar bara för läsaren. Kort bindestreck och inga mellanslag mellan riktnummer och telefonnummer.

I kommunikation med utlandet kan det vara bra att förtydliga om telefonnumret går till fast telefon eller mobiltelefon. Skriv ut orden. Använd aldrig förkortningar.

Skriv aldrig ihop siffrorna. Gör mellanrum på följande sätt: 0640-201 50, 08-876 789 34,
070-522 19 37.

Siffror

Till och med siffran tolv skrivs med bokstäver i löptext. Därefter används siffror. Alltså: … tio, elva, tolv, 13, 14 …

Klockslag

Skrivs 12.00, utan kolon.

Webbadresser

www.ostersund.se. www skrivs för att tydliggöra att det är en webbadress.