Kvalitetsrapport 2021 - 4. Metoder för kvalitetsuppföljning/-granskning

Enligt Kommunfullmäktiges ”Riktlinje för uppföljning av kommunalt och privat driven verksamhet”PDF ansvarar Vård- och omsorgsnämnden för att säkerställa att alla utförare, oavsett driftsform, bedriver verksamheten enligt: de lagar, förordningar och föreskrifter som gäller eller kan komma att gälla för verksamheten de mål och riktlinjer som Kommunfullmäktige och Vård- och omsorgsnämnden fastställer för respektive verksamhet.

Uppföljningar av kommunala och privata utförare görs i huvudsak av två skäl:

  • för att kontrollera att uppdraget utförs i enlighet med uppdragsbeskrivningar, förfrågningsunderlag, kvalitetskrav och avtal
  • som ett led i verksamhetens kvalitetsutveckling i syfte att skapa nya och förbättrade tjänster

I uppdragsbeskrivningar och avtal ska det säkerställas att utföraren:

  • biträder kommunen vid uppföljning och utvärdering av verksamheten
  • lämnar nödvändiga statistikuppgifter till kommunen
  • rapporterar nödvändiga uppgifter till kommunen, i nationella register eller till andra myndigheter

Vilka metoder används för att följa upp verksamhetens kvalitet?

Inom Vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde finns ett stort antal verksamheter som tillsammans genomför insatser för mer än 3 000 medborgare. Verksamheternas kvalitet följs bland annat upp på följande sätt:

  1. Myndighetsenhetens systematiska uppföljningar av individbeslut
  2. Utförarnas egenkontroller av den egna verksamheten
  3. Uppdragsenhetens kvalitetsuppföljningar/kvalitetsgranskningar

Dessa uppföljningar finns beskrivna i underliggande avsnitt.

Uppföljning och utvärdering av kvalitetsledningssystemet

Utöver dessa kvalitetsuppföljningar genomför även Förvaltningsledning VOF årliga uppföljningar av hur kvalitetsledningssystemet fungerar. Det görs genom särskilda internrevisioner av ledningssystemet och i samband med "Ledningens genomgång". Resultatet av dessa uppföljningar återkopplas till Vård- och omsorgsnämnden.

4.1 Myndighetsenhetens systematiska uppföljningar av individbeslut

Myndighetsenhetens systematiska uppföljningar handlar om att följa upp individbeslut enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Dessa uppföljningar ska göras en gång per år eller vid behov.

Uppföljningen sker genom samtal där medborgaren får beskriva hur stödet uppfattas i förhållande till sina behov och önskemål.

Handläggaren gör en bedömning av om stödet blivit utfört enligt personens beslut och gällande lagstiftning samt om det finns behov av förändrade eller ytterligare insatser.

4.2 Utförarnas egenkontroller av den egna verksamheten

Verksamheternas arbete med egenkontroll syftar till att uppmärksamma kvalitetsbrister eller risker för kvalitetsbrister på ett tidigt stadium så att lämpliga åtgärder ska kunna genomföras.

Enligt ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete ska varje verksamhet regelbundet göra följande egenkontroller:

  • genomföra medborgarundersökningar
  • göra lagefterlevnadskontroller
  • göra förebyggande riskanalyser
  • utreda rapporterade risker och avvikelser
  • utreda inkomna synpunkter
  • granska medarbetarnas följsamhet till processer och rutiner
  • granska medarbetarnas dokumentation

Utöver detta har varje verksamhet ansvar att göra de egenkontroller som behövs för att säkerställa att de krav som finns uppdragsbeskrivning/förfrågningsunderlag följs.

Varje verksamhet ska utifrån de genomförda egenkontrollerna analysera resultatet och vidta förbättrande åtgärder samt förbättra ledningssystemets processer och rutiner.

4.3 Uppdragsenhetens kvalitetsuppföljningar/kvalitetsgranskningar

Uppdragsenheten ansvarar för kvalitetsuppföljning och kvalitetsgranskning av verksamhet inom Vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde.

Utgångspunkten för Uppdragsenhetens granskningar är:

  • ”Vård- och omsorgsnämndens rutin för uppföljning” som upprättas årligen
  • ”Tidigt varningssystem”: en särskild metod för att löpande under året identifiera brister eller risk för brister i verksamheten

Uppdragsenheten använder olika metoder för att följa upp interna och externa utförares verksamheter.

Uppföljningarna genomförs i form av:

  1. Planerad kvalitetsgranskning
  2. Riktad kvalitetsgranskning
  3. Löpande uppföljning
  4. Tvärgranskning

1. Planerad kvalitetsgranskning

Planerade kvalitetsgranskningar fastställs i början av varje år i ”Vård- och omsorgsnämndens rutin för uppföljning”.

Efter en översiktlig genomlysning av den aktuella verksamheten beslutar Uppdragsenheten om verksameten ska granskas helt eller delvis eller om granskningen kan avslutas efter den översiktliga genomlysningen.

Om granskningen visar att det finns brister får verksamheten upprätta och arbeta med en åtgärdsplan. Uppdragsenheten följer upp att bristerna åtgärdats. När Uppdragsenheten godkänt genomförda åtgärder och följt upp effekterna klarmarkeras och avslutas granskningen.

Beroende på vilka riktade kvalitetsgranskningar som blir aktualiserade under året, kan "Vård- och omsorgsnämndens rutin för uppföljning" komma att ändras.

2. Riktad kvalitetsgranskning - Tidigt varningssystem

Vård- och omsorgsförvaltningen införde under hösten 2018 en särskild metod för att identifiera brister eller risk för brister i verksamheten, ett s.k. ”tidigt varningssystem”.

Insamlade/inkomna uppgifter och signaler dokumenteras och analyseras löpande av Uppdragsenheten. Avsikten är att fånga tidiga signaler om att en enhet eller en utförare är på väg att få svårigheter med att upprätthålla kvaliteten. Verksamheten har då möjlighet att vidta åtgärder innan allvarliga brister på individ- och/eller verksamhetsnivå uppstår.

I arbetet med ”tidigt varningssystem” hämtar Uppdragsenheten information från flera olika håll:

  • signaler från baspersonal, legitimerad personal, chefer, LSS- och biståndshandläggare, medborgare, anhöriga
  • avvikelser enligt SoL/LSS/HSL eller bristen på avvikelser
  • lex Sarah, lex Maria
  • rapporter från Inspektionen för vård och omsorg (IVO)

Den samlade informationen analyseras två gånger i månaden då det fattas beslut om eventuella åtgärder. Den vanligaste åtgärden när signalerna pekar mot risk för att brister ska uppstå är dialog med verksamheten. Vid behov får verksamheten i uppdrag att upprätta och arbeta med en åtgärdsplan.

Uppdragsenheten kan även ta beslut om att påbörja en riktad kvalitetsgranskning på hela eller delar av verksamheten. Om granskningen visar att det finns brister får verksamheten upprätta och arbeta med en åtgärdsplan. Uppdragsenheten följer upp att bristerna åtgärdats. När Uppdragsenheten godkänt genomförda åtgärder och följt upp effekterna klarmarkeras och avslutas granskningen.

3. Löpande uppföljning

Löpande uppföljning sker på olika nivåer och områden under året. Det kan t.ex. handla om löpande uppföljning av avvikelser, allvarliga händelser, egenkontroll HSL, dokumentationsgranskning, synpunktshantering, uppföljning av avtal och uppdragsbeskrivningar samt i arbetet med ”tidigt varningssystem”.

4. Tvärgranskning

En tvärgranskning genomförs över hela förvaltningen med fokus på ett enskilt kvalitetskrav eller kvalitetskritiskt område. Anledningen kan vara att det inkommit signaler till Uppdragsenheten som visar ett eventuellt behov av uppföljning och dialog med verksamheten. Det kan också vara en del i ett planerat kvalitets- och utvecklingsområde.

Aktiviteter vid kvalitetsgranskning/uppföljning

Exempel på aktiviteter vid kvalitetsgranskning/uppföljning är att Uppdragsenheten:

  • begär in och analyserar egenkontrolluppgifter från alla utförare, två gånger per år eller vid behov
  • tar del av verksamhetens sammanställning och analys av avvikelser
  • tar del av verksamhetens sammanställning och analys av synpunkter och klagomål
  • tar del av statistik och inrapporterade uppgifter
  • tar del av begärda dokument/underlag
  • utför dokumentationsgranskning
  • analyserar användande och resultat i kvalitetsregister
  • gör en årlig analys av Socialstyrelsens brukarundersökning
  • undersöker medborgarnöjdheten genom enkäter och/eller intervjuer
  • sammanställer och analyserar svar från medborgarenkäter
  • begär in och analyserar kontrolluppgifter och rutiner
  • utför kvalitetsgranskningar med anmälda/oanmälda besök, enkäter och/eller intervjuer i verksamheten
  • tar del av Myndighetsenhetens individuppföljning
  • gör löpande kontroll av fakturaunderlag och ersättningar i samverkan med Enheten för verksamhetsstöd

Utvärderingsinstrument

Efter intervjuer och kvalitetsgranskning av materialet gör Uppdragsenheten en bedömning av hur väl kvalitetskraven är uppfyllda. Resultatet poängsätts enligt ett särskilt utvärderingsinstrument, se tabell nedan.

Utvärderingsinstrument vid granskning

0

OK

Utmärkt kvalitet, systematik i utförande och rutiner

Inga åtgärder

1

Vissa brister

Bra kvalitet men ej helt systematiskt

Följs upp vid nästa planerade uppföljning. Brist som inte åtgärdas föranleder anmärkning (2:a)

2

Anmärkning

Fel och brister i större omfattning

Åtgärdsplan inom två veckor, viktiga kriterier omedelbart. Brist som inte åtgärdas föranleder stor anmärkning (3:a)

3

Stor anmärkning

Stora brister, ingen systematik och/eller allvarlig kritik från MAS/MAR/SAS eller IVO

Omgående rättelser, åtgärdsplan för löpande uppföljning

 

Förkortningar i tabellen ovan

MAS - medicinskt ansvarig sjuksköterska
MAR - medicinskt ansvarig för rehabilitering
SAS - socialt ansvarig samordnare
IVO- Inspektionen för vård och omsorg

Återkoppling av resultat

Uppdragsenheten dokumenterar all uppföljning. Redovisning sker till Vård- och omsorgsnämnden och till de verksamheter där granskningen/uppföljningen genomförts.

Resultatet presenteras även i Vård- och omsorgsnämndens årliga Kvalitetsrapport och Patientsäkerhetsberättelse som publiceras på kommunens hemsida.

Resultat av medborgarnas nöjdhet gällande hemtjänst och särskilt boende publiceras i kommunens jämförelsetjänst på hemsidan samt på Socialstyrelsens hemsida.

Sidan uppdaterad 2022-09-27